Als je als ondernemer kans wilt maken op de opdracht die aanbesteed is, dan moet je een inschrijving indienen. In je inschrijving ga je in op alle gestelde eisen en wensen van de aanbestedende dienst. Natuurlijk wil je dat je inschrijving zo goed is, dat je de opdracht ook daadwerkelijk gegund krijgt. Maar wat als je per ongeluk een fout hebt gemaakt in je inschrijving? Is herstel van fouten in aanbesteding mogelijk?
Inschrijving
De inschrijving is het definitieve document waarin de ondernemer zijn aanbod doet. Dat betekent dat de inschrijving geacht wordt juist en volledig te zijn. Het is dan ook heel belangrijk om de inschrijving goed te controleren voordat het ingediend wordt. Helaas kan het dan toch nog voorkomen dat in de inschrijving een fout is gemaakt. Kan zo’n fout nog hersteld worden?
Uitgangspunt
Het uitgangspunt is dat een aanbestedende dienst bij de beoordeling van inschrijvingen moet uitgaan van de inschrijvingen zoals deze zijn ingediend. De beginselen van gelijke behandeling en transparantie verzetten zich in principe tegen de mogelijkheid dat een inschrijver zijn inschrijving nog wijzigt of aanvult. Over de beginselen van het aanbestedingsrecht kan je in mijn eerdere blog meer lezen.
Uitzonderingen herstel fouten
Het is wel mogelijk om af te wijken van dit uitgangspunt. Wel is het zo, dat dat volgens vaste rechtspraak alleen in uitzonderlijke situaties mogelijk is. Als het gaat om een situatie dat een inschrijving klaarblijkelijk een eenvoudige precisering nodig heeft of wanneer sprake is van het rechtzetten van een (voor een ieder kenbare) materiële fout, dan mag je een fout na het indienen van de inschrijving nog herstellen. Belangrijk daarbij is dat de wijziging of de aanvulling er vervolgens niet toe mag leiden dat daarmee in feite sprake is van een nieuwe inschrijving. Ook is het van belang dat de verbetering gegevens moet bevatten die objectief dateren van voor het einde van de inschrijvingstermijn.
Mogelijkheid herstel fouten in de praktijk
In de praktijk is het heel erg moeilijk om herstel van fouten in een aanbesteding mogelijk te maken. Het moet vaak om een onbenullige fout gaan, waarvan duidelijk is dat een eenvoudige precisering nodig is. Ook is van belang of uit de rest van de inschrijving voldoende duidelijk is dat dit een typisch materiële fout is en herstel daarvan niet tot een nieuwe inschrijving leidt. Aanbestedende diensten en rechters zijn over het algemeen behoorlijk terughoudend in het bieden van mogelijkheden voor herstel van fouten. Dus controleer voordat je de inschrijving indient, nog altijd of je alles volgens de eisen in het aanbestedingsdocument hebt gedaan.
Praktische tip als oplossing
Vaak denkt de ondernemer (en ja zelfs een advocaat) in zo’n geval direct aan de mogelijkheid van een kort geding. Natuurlijk is dat een van de mogelijkheden om ervoor te zorgen dat de fouten in de inschrijving alsnog hersteld worden. Maar wat men vaak vergeet is het direct melden bij de aanbestedende dienst. Door dit te doen, is het in sommige gevallen alsnog mogelijk om zonder de gang naar de rechter, de betreffende fout te herstellen. En dat is natuurlijk de ideale situatie: de opdracht alsnog krijgen, zonder daarvoor extra (juridische) kosten te moeten maken! Let wel op dat je dit alleen doet als het volgens de aanbestedingsstukken niet verboden is om contact op te nemen met de aanbestedende dienst of in ieder geval op de voorgeschreven wijze contact opneemt en niet zomaar gaat bellen bijvoorbeeld terwijl in de aanbestedingsdocumenten staat dat je alleen via de berichtenmodule van bijvoorbeeld Negometrix of TenderNed mag communiceren. Anders loop je het risico dat de aanbestedende dienst jouw inschrijving ongeldig verklaart.
Heb je nog vragen of wil je overleggen over de mogelijkheden voor herstel van fouten in een aanbesteding? Bel of mail me gerust!