Je zit middenin een overnameproces. De koopprijs is inmiddels overeengekomen, de ‘letter of intent’ (LOI) ligt in concept klaar en er zal snel worden gestart met een due diligence. Maar hoe ga je tijdens het gehele proces om met persoonsgegevens, zoals de persoonsgegevens van de werknemers van het bedrijf of de persoonsgegevens van klanten?
Privacy is heel lang een ondergeschoven kindje geweest tijdens het overnameproces. Maar toch kan privacy een belangrijke rol spelen tijdens een overname en voor grote (financiële) consequenties zorgen. Maar waar moet je qua privacy onder andere op letten tijdens een overname?
Due Diligence
Bij due diligence speelt privacy een essentiële rol om verschillende redenen. Er moet worden beoordeeld of het over te nemen bedrijf voldoet aan deze wetgeving en of er sprake is van eventuele inbreuken op de privacy. Het niet naleven van privacywetten kan leiden tot juridische aansprakelijkheid en (hoge) boetes. Door privacyaspecten mee te nemen in het due diligence-proces kan men potentiële risico’s op tijd identificeren en evalueren. Het identificeren van privacyrisico’s stelt de koper in staat om strategieën te ontwikkelen om deze risico’s te beheersen of te verminderen. Het is daarom belangrijk om de juiste vragen te stellen aan de verkoper tijdens het due diligence-proces.
Als verkoper dien je bij het due diligence-proces erop te letten dat je niet zomaar alles in de dataroom plaatst. Plaats bijvoorbeeld niet zomaar alle arbeidsovereenkomsten in de dataroom, maar gebruik modelovereenkomsten. Beperk daarnaast de kring van partijen die toegang moeten hebben tot de dataroom. Indien al persoonsgegevens in de dataroom staan opgenomen, beperk dan in ieder geval de toegang tot de dataroom.
Closing fase
Indien je als koper het due diligence-proces hebt afgerond en daaruit alle privacy risico’s naar voren zijn gekomen, kan je als koper deze bevindingen meenemen in de closing fase. Als koper zal je namelijk op basis van de uitkomsten van het due diligence vrijwaringen en garanties willen opnemen in de transactiedocumentatie. Zo ook voor alle privacy risico’s. Wanneer er namelijk risico’s zijn ontdekt wil je als koper een vrijwaring opnemen waardoor eventuele risico’s zoveel mogelijk worden afgedekt. Daarnaast kunnen de bevindingen invloed hebben op de koopprijs. Voor zowel verkoper als koper is het dus van groot belang dat de te (ver)kopen onderneming privacy compliant is.
Post-closing fase
Is de overname helemaal afgerond? Dan kom je als kopende partij uiteraard weer voor nieuwe privacy uitdagingen te staan. Want hoe ga je na de closing om met de persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan de integratie van verschillende systemen. Het is belangrijk dat persoonsgegevens veilig en compliant worden overgedragen naar de nieuwe systemen.
Maar ook het waarborgen van klant- en werknemersgegevens speelt een belangrijke rol post-closing.
Dit omvat het beoordelen van de gegevensverzamelings- en verwerkingspraktijken van het overgenomen bedrijf en het nemen van passende maatregelen om de privacy te beschermen. Deze maatregelen kunnen het herzien en aanpassen van privacybeleid, het verkrijgen van toestemming indien nodig, en het waarborgen van de beveiliging van persoonsgegevens omvatten.
Na de overname moeten we ook de rechten van betrokkenen respecteren. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat we betrokkenen informeren over de overname, verzoeken om toegang, rectificatie of verwijdering van gegevens faciliteren, en het recht op dataportabiliteit respecteren.
Gevolgen?
Wanneer je de privacy tijdens een overname niet in je achterhoofd houdt, loop je het risico dat je persoonsgegevens verwerkt in strijd met de AVG en dit kan grote (financiële) consequenties hebben voor zowel verkoper als koper. Dit wil je natuurlijk niet. Daarnaast wil je als koper ook niet achteraf problemen krijgen met personeel of klanten van wie je gegevens verwerkt. Kortom, houd vanaf het begin af aan al rekening met privacy bij een overname.
Heb je hulp nodig met het toepassen van het bovenstaande in de praktijk. Bel mij dan gerust, ik help je namelijk graag bij het proces.
Esmée Piening
Advocaat