Onlangs vroeg een cliënt mij of het was toegestaan medische gegevens van een werknemer op te nemen in een verslag van een gesprek dat mijn cliënt met zijn arbeidsongeschikte werknemer heeft gehad. Hoewel dit verslag was geschreven naar aanleiding van een gesprek omtrent de re-integratie van die werknemer, heb ik mijn cliënt afgeraden dit te doen. Ook deze week kreeg ik een vraag over dit onderwerp. Dit keer vroeg de betreffende werkgever mij welke vragen hij zijn werknemer mag stellen bij een ziekmelding en welke vragen ‘verboden’ zijn. Het aantal vragen over dit onderwerp bevestigt dat privacy bij werkgevers steeds meer op de radar staat. En terecht!
Algemene verordening persoonsgegevens (AVG)
Op grond van artikel 9 van de AVG is de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid verboden, behoudens het bepaalde in die paragraaf. Deze bepaling wordt erg ruim uitgelegd. Er is snel sprake van gegevens betreffende iemands gezondheid. Zelfs het registreren dat iemand ziek is, is al een gegeven betreffende iemands gezondheid.
Wat mag je vragen aan een zieke werknemer?
Welke informatie mag een werkgever nou registreren over een zieke werknemer? De volgende informatie mag worden geregistreerd:
- wat is de verwachte duur van het verzuim?
- op welk telefoonnummer is de werknemer bereikbaar, en wat is het verpleegadres?
- zijn er over te dragen werkzaamheden/lopende zaken?
- kunnen de verzuimkosten verhaald worden op een aansprakelijke derde?
- is er sprake van een bedrijfsongeval?
- is er sprake van een vangnetregeling uit de Ziektewet?
- heeft werknemer een vermoeden hoe lang zijn arbeidsongeschiktheid gaat duren?
Welke gegevens mag je registreren van een zieke werknemer?
Er zit een (groot) verschil tussen de vragen die een werkgever mag stellen en welke gegevens werkgever mag registreren. Als er sprake is van een goede relatie tussen werkgever en werknemer, komt het regelmatig voor dat een werknemer ‘gewoon’ vertelt wat er aan de hand is en op eigen initiatief medische informatie aan werkgever verstrekt. Dat een werknemer open communiceert met werkgever impliceert niet dat deze persoonsgegevens ook mogen worden verwerkt. Gegevens over aard en oorzaak van de ziekte mogen namelijk ook niet worden geregistreerd als de werknemer ze vrijwillig heeft verstrekt. Dit mag alleen na uitdrukkelijke toestemming van de werknemer, maar hiervan is in de praktijk door de gezagsverhouding tussen een werkgever en een werknemer niet snel sprake.
Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen over privacy van de arbeidsongeschikte werknemer? Neem dan contact op met Liset Sandberg.
Leestip: Lees ook eens deze blog over transitievergoedingen
Liset Sandberg
Advocaat