Een aanbestedingsprocedure kan erg lastig zijn. In deze blog geef ik enkele tips voor het goed doorlopen van een aanbestedingsprocedure. Deze tips heb ik opgedaan als aanbestedingsrecht advocaat. De Aanbestedingswet geeft het MKB namelijk wel een betere toegang tot overheidsopdrachten, maar voor het daadwerkelijk binnenhalen van opdrachten is meer nodig.
Mijn 6 tips bij een aanbestedingsprocedure
1. Stel vragen
Door het stellen van vragen kan duidelijker worden wat de eisen en wensen zijn van de aanbestedende dienst. De vragen die je tijdens de aanbestedingsprocedure stelt, worden opgenomen in een Nota van Inlichtingen. Deze nota zendt men aan alle inschrijvers toe.
2. Let op termijnen
Het inschrijven is aan strakke termijnen gebonden. Let daarom dus goed op. Het te laat indienen van de stukken leidt in de regel tot een ongeldige inschrijving.
3. Bekijk zo nodig de mogelijkheid van inschrijving met meerdere ondernemers
Om te voldoen aan de selectiecriteria kan je samenwerken met andere ondernemers. Er kan worden ingeschreven als combinatie of met een onderaannemer.
4. Beantwoord alle vragen zo compleet mogelijk
Houd bij de inschrijving steeds voor ogen wat de minimumeisen, de beoordelingscriteria en de wegingsfactoren zijn. Treffen de referenties ook doel? Ook als een antwoord al bekend is bij de aanbestedende dienst, is het niet verstandig om dit antwoord achterwege te laten bij de inschrijving. Dat kost immers punten of leidt tot een ongeldige inschrijving.
Het achteraf wijzigen of aanvullen van de inschrijving is niet mogelijk. Nadat je de inschrijving hebt ingediend, mag je de aanvraag echter nog wel verduidelijken. Controleer alle formele en materiële eisen voordat de inschrijving wordt verstuurd.
5. Vraag uitleg bij afwijzing
De aanbestedende dienst is verplicht de gunningsbeslissing te motiveren. Dat heeft meerdere redenen. Allereerst, kun je uit zo’n motivatie je juridische positie opmaken. Dit helpt je dus bij het beoordelen of het zin heeft om actie te ondernemen tegen een voorlopige gunning of niet. Daarnaast kun je met de redenen van afwijzing rekening houden bij een volgende aanbesteding.
6. Onderzoek tijdig mogelijkheden om in actie te komen tegen een voorlopige gunning aan een derde
Voor het starten van een kort geding procedure wordt een termijn gegeven van slechts 20 dagen. Indien je van mening bent dat de aanbestedende dienst ten onrechte de opdracht voorlopig aan een derde heeft gegund, dan heb je dus maar een korte termijn om daartegen op te komen.
Hulp nodig bij aanbestedingen?
Als je een vraag hebt of advies nodig hebt over een aanbestedingsprocedure, dan help ik je graag verder. Bel of mail mij dus gerust.