De zomervakantie is van start gegaan en binnen veel organisaties leidt dat ieder jaar tot dezelfde vraag: wie krijgt er voorrang als meerdere collega’s tegelijkertijd vrij willen?
Werknemers met schoolgaande kinderen zijn vaak gebonden aan de schoolvakanties. Vakantie buiten deze periodes is meestal geen reële optie. Maar betekent dat automatisch dat zij voorrang hebben op collega’s zonder kinderen?
Heeft een werknemer met kinderen recht op voorrang bij vakantie?
Hoewel het begrijpelijk is dat werknemers met kinderen graag tijdens de schoolvakanties vrij willen zijn, geeft de wet hen geen automatische voorkeurspositie.
Het uitgangspunt is juist dat een werkgever de vakantie vaststelt overeenkomstig de wensen van de werknemer. Alleen wanneer sprake is van zogenoemde gewichtige redenen, mag een werkgever een verlofverzoek afwijzen.
Daarnaast geldt dat een werkgever binnen twee weken na het verlofverzoek schriftelijk moet laten weten of het verzoek wordt afgewezen. Gebeurt dit niet tijdig, dan staat de vakantie in principe vast.
Wanneer mag een werkgever een verlofaanvraag weigeren?
Een werkgever mag een vakantieverzoek niet zomaar afwijzen. De lat ligt hoog. Alleen in uitzonderlijke situaties kan sprake zijn van gewichtige redenen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering;
- een bedrijfssluiting;
- een drukke piekperiode;
- het ontbreken van vervangend personeel.
In de praktijk wordt niet snel aangenomen dat van een gewichtige reden sprake is.
Belangenafweging tussen werkgever en werknemer
Bij een afwijzing van een vakantieverzoek moet altijd een belangenafweging worden gemaakt.
Enerzijds spelen de belangen van de werkgever een rol. Kan het werk nog doorgaan? Zijn er voldoende collega’s beschikbaar? Ontstaan er problemen in de planning?
Anderzijds moet ook worden gekeken naar de gevolgen voor de werknemer. Voor ouders met schoolgaande kinderen kan een afwijzing immers grote gevolgen hebben.
Toch betekent dit niet automatisch dat werknemers met kinderen altijd voorrang krijgen. Iedere situatie moet afzonderlijk worden beoordeeld.
Mag een werkgever zelf regels opstellen?
Ja. Veel werkgevers leggen afspraken over vakantieverlof vast in een cao, personeelshandboek of interne regeling.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een roulatiesysteem;
- voorrang voor werknemers die vorig jaar geen vakantie in het hoogseizoen konden opnemen;
- vaste sluitingsperiodes;
- afspraken over het maximaal aantal medewerkers dat tegelijkertijd afwezig mag zijn.
Wanneer dergelijke afspraken duidelijk zijn vastgelegd en consequent worden toegepast, voorkomt dit veel discussies.
Ontbreekt een regeling? Dan zal een werkgever per verlofaanvraag moeten beoordelen of er redenen zijn om een verzoek af te wijzen.
Praktische tips voor werkgevers en werknemers
Schoolvakanties zorgen ieder jaar opnieuw voor uitdagingen in de planning. Daarom is het verstandig om tijdig met elkaar in gesprek te gaan.
Voor werknemers:
- dien een verlofverzoek ruim op tijd in;
- stem vakantieplannen af met collega’s;
- wacht niet tot het laatste moment.
Voor werkgevers:
- zorg voor een duidelijk en transparant verlofbeleid;
- leg afspraken schriftelijk vast;
- communiceer tijdig over mogelijke beperkingen.
Een heldere regeling voorkomt teleurstellingen en discussies achteraf.
Vragen over verlof tijdens de schoolvakantie?
Twijfel je of een verlofverzoek mag worden afgewezen? Of wil je als werkgever een duidelijk vakantiebeleid opstellen?
Neem gerust contact op met team arbeidsrecht. Wij denken graag met je mee.
Sam Hidding
Juridisch medewerker