Door corona kan een VvE met meer dan twee leden niet samenkomen voor een Algemene Ledenvergadering (ALV). Dat is een probleem, want de VvE is verplicht om jaarlijks te vergaderen en de jaarrekening van de vereniging vast te stellen. Dit probleem heeft de regering ook opgemerkt. Daarom kan men dankzij de Spoedwet de jaarlijkse ALV uitstellen of digitaal houden. In deze blog lees je hier meer over.
Hoe werkt de ALV van de VvE?
In alle splitsingsaktes van Vereniging van Eigenaars is bepaald dat de leden minimaal één keer per jaar vergaderen. Tijdens deze vergadering wordt de begroting ter goedkeuring aan de leden gepresenteerd. Voor een geldig besluit is de aanwezigheid en instemming van een bepaalde hoeveelheid leden nodig. Voldoet men niet aan deze quorum-eis, dan moet er een tweede vergadering komen. Neemt men toch een besluit, dan is het besluit vernietigbaar.
Corona Spoedwet
De vergadering moet binnen vijf of zes maanden na afloop van het boekjaar plaatsvinden. Door de coronamaatregelen is het meestal niet mogelijk om fysiek te vergaderen. Dit maakt besluitvorming heel erg moeilijk. Daar is in de Tijdelijke Wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (in de volksmond ‘Spoedwet’) aandacht aan besteed.
ALV van de VvE uitstellen wegens corona
De vergadering moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar zijn gehouden. Volgens de meeste splitsingsaktes is dat binnen zes maanden na afloop van het kalenderjaar. Er bestaat een wettelijke mogelijkheid om deze deadline te verlengen. Hier is wel een besluit van de vereniging voor nodig. Dit leidt direct tot een probleem: dit kan juist niet zonder de aanwezigheid en instemming van voldoende leden.
Dankzij de Spoedwet mag het bestuur of de voorzitter van de VvE daarom de bestaande termijn (“binnen zes maanden na afloop kalenderjaar”) met zes maanden verlengen. Voor zo’n besluit is niet de uitgebreide stemmingsprocedure verplicht. Let op: van de hiervoor genoemde wettelijke verlengingsmogelijkheid kan men hierna geen gebruik meer maken. Kortom, het ene uitstel komt dus in plaats van het andere.
De ALV van de VvE digitaal houden wegens corona
Door de Spoedwet kun je nu ook digitaal vergaderen. Op die manier kan de vergadering zonder uitstel doorgaan en kan je geldige besluiten nemen. De Spoedwet geeft wel een aantal voorwaarden:
- Leden moeten tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering vragen kunnen stellen over de aangekondigde onderwerpen in de uitnodiging.
- De gestelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord. De antwoorden worden op de website van de vereniging geplaatst of per e-mail aan de leden toegestuurd.
- Het bestuur zorgt ervoor dat leden tijdens de vergadering (digitaal) vragen kunnen stellen.
- Het niet voldoen aan punt 2 of 3 heeft overigens geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming in de digitale vergadering.
- De oproepingstermijn die in de akte van splitsing staat geldt onverkort.
Leden moeten de vergadering live kunnen volgen via een livestream of bijvoorbeeld door beeldbellen of telefonisch inbellen. Er zijn verschillende tools waarmee je online kunt vergaderen. Het is van belang dat de verbinding stabiel is en dat de aanwezige leden alles goed kunnen volgen. Uitgangspunt is dat het stemmen tijdens de digitale vergadering gebeurt. De voorzitter moet kunnen vaststellen wie er stemt. Identificatie van ieder lid moet daarom vooraf.
Let op afwijkende bepalingen
Let op: in de splitsingsakte van jouw VvE kunnen bepalingen staan die afwijken van de bovenstaande uitleg. Het is dus belangrijk om dit te checken. Bij twijfel over de tekst of uitleg van een bepaling help ik je graag verder. Bel of mail mij gerust, dan denk ik met je mee.
Mirjam Talsma
Advocaat