Wat mag je als werkgever wel of niet controleren?

Als werkgever heb je bepaalde controlebevoegdheden, maar die zijn strikt begrensd door privacywetgeving en arbeidsrechtelijke regels. De AVG en het arbeidsrecht vormen het juridische kader waarbinnen controles moeten plaatsvinden, waarbij de privacy van werknemers altijd tegen het bedrijfsbelang moet worden afgewogen. Controle is alleen toegestaan als je een gerechtvaardigd belang hebt, de maatregel proportioneel is en je werknemers vooraf hebt geïnformeerd.

Wat zijn de basisregels voor controle door werkgevers?

De basisregels voor werkgeverscontrole worden bepaald door een combinatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het Nederlandse arbeidsrecht. Proportionaliteit is het kernprincipe: elke controlemaatregel moet in verhouding staan tot het doel dat u als werkgever nastreeft. Je mag niet ver gaan dan noodzakelijk is. Denk aan het beschermen van bedrijfseigendommen, het voorkomen van diefstal of het bewaken van productiviteit. Ook dient u na te gaan of het doel ook op een andere manier bereikt kan worden, die minder ingrijpend is voor de medewerker (subsidiariteit).

Daarnaast geldt onder de AVG dat je een rechtmatige grondslag nodig hebt voor elke gegevensverwerking. In de praktijk is dat doorgaans het gerechtvaardigde belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), waarbij jouw belang als werkgever zwaarder moet wegen dan het privacybelang van de werknemer. Verzamelde gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk en moeten adequaat worden beveiligd.

Mag een werkgever e-mails en internetgebruik controleren?

Werkgevers mogen onder strikte voorwaarden e-mails en internetgebruik van werknemers controleren. Het is belangrijk dat het voor werknemers kenbaar is dat er controles kunnen plaatsen. Stel als werkgever een e-mail- en internetprotocol op en zorg dat werknemers hiervan op de hoogte zijn.

Controle van e-mail en internetgebruik is toegestaan als:

• de werknemer heeft ingestemd met de controle;
• controle noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst; of
• je als werkgever een gerechtvaardigd belang hebt.

Voorbeelden van een gerechtvaardigd belang zijn:

• onderzoek van het netwerk op overbelasting of virussen;
• een vermoeden van schending van gedragsregels (zoals het bekijken of versturen van pornografisch of illegaal materiaal);
• systeem- en netwerkbeveiliging of bescherming van bedrijfsgeheimen;
• controle van de e-mails van een langdurig afwezige werknemer.

Als het e-mail- of internetgebruik wegens een bepaald doel wordt gecontroleerd, dan is van belang dat het controlemiddel ook toegesneden op dat specifieke doel.

Wanneer is cameratoezicht op de werkplek toegestaan?

Cameratoezicht op de werkplek is alleen toegestaan wanneer dit noodzakelijk is voor een zwaarwegend belang en minder ingrijpende maatregelen niet volstaan. Legitieme doelen kunnen zijn: beveiliging van gebouwen en goederen, bescherming van werknemers tegen agressie, of kwaliteitscontrole in productieprocessen. Heimelijk cameratoezicht is in principe verboden, tenzij er sprake is van zeer ernstige vermoedens van strafbare feiten en andere opsporingsmethoden hebben gefaald.

Voor het plaatsen van camera’s moet u een grondige belangenafweging maken. Camera’s mogen echter niet worden gebruikt voor het continu monitoren van werknemersprestaties of het controleren van ziekteverzuim.

Werknemers moeten altijd vooraf worden geïnformeerd over cameratoezicht door middel van duidelijk zichtbare borden en een schriftelijk cameraprotocol. Dit protocol moet aangeven waar camera’s hangen, wanneer ze actief zijn, wie de beelden mag bekijken en hoe lang beelden worden bewaard.

Wat zijn de rechten van werknemers bij controles?

Werknemers hebben op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op informatie: vooraf duidelijk geïnformeerd worden over welke controles plaatsvinden en waarom.
• Inzagerecht: binnen één maand toegang krijgen tot alle over hen verzamelde gegevens (art. 15 AVG).
• Recht op rectificatie en verwijdering van onjuiste of niet langer noodzakelijke gegevens.

De ondernemingsraad speelt een belangrijke rol bij het opstellen van controlebeleid. Regelingen over e-mailcontrole, internetgebruik, cameratoezicht en andere vormen van monitoring zijn instemmingsplichtig op grond van art. 27 lid 1 sub k en l WOR. De ondernemingsraad moet dus instemmen voordat je dergelijke maatregelen invoert. Werknemers kunnen zich tot de ondernemingsraad wenden als zij vinden dat controles te ver gaan.

Welke sancties gelden bij onrechtmatige controle?

Bij overtreding van de privacyregels riskeer je:

• Bestuurlijke boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens, afhankelijk van de ernst van de overtreding en de bedrijfsomvang.
• Schadevergoeding aan de werknemer, zowel materieel (bijvoorbeeld bij onterecht ontslag) als immaterieel (inbreuk op privacy).

Een belangrijk aandachtspunt is de bewijskracht van onrechtmatig verkregen bewijs. De rechter past bij de beoordeling van het verkregen bewijs een belangenafweging toe. Onrechtmatig bewijs kan worden toegelaten als het belang bij waarheidsvinding zwaarder weegt dan de ernst van de privacyschending. Hoe ernstiger de overtreding, hoe groter de kans dat de rechter het bewijs buiten beschouwing laat.

Conclusie: zo stel je een verantwoord controlebeleid op

Zorg voor duidelijke protocollen per controlevorm, stem deze af met de ondernemingsraad en communiceer open met je werknemers. Vraag jezelf bij elke maatregel af: kan ik dit doel ook bereiken met een minder ingrijpend middel?

Bij complexe situaties rondom werknemerscontrole is het verstandig om juridisch advies in te winnen om te zorgen dat u binnen de grenzen van de wet opereert. Neem gerust contact met ons op voor deskundige begeleiding bij het opstellen van controlebeleid dat zowel uw bedrijfsbelangen beschermt als de privacy van uw werknemers respecteert.