Boekenonderzoek belastingdienst: dit zijn de regels en je rechten

Als ondernemer krijg je er op enig moment mee te maken: de belastingdienst die een boekenonderzoek wil verrichten. Als fiscalist adviseer en begeleid ik ondernemers in deze situatie. In dit artikel ga ik in op de spelregels tijdens een boekenonderzoek. Ik zie in de praktijk geregeld dat de Belastingdienst te ver gaat in zijn honger naar informatie. Het is daarom belangrijk te weten tot waar de bevoegdheden reiken.

---

Welke plichten heb je tijdens een boekenonderzoek door de Belastingdienst?

1. Inlichtingenplicht

Een ondernemer moet inlichtingen en gegevens te verstrekken die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn (artikel 47 AWR). Dat noem je de inlichtingenplicht. De wettelijke bepaling is erg breed geformuleerd. Daardoor denk je als ondernemer misschien dat je overal antwoord op moet geven. Gelukkig is dat niet zo:

• De vragen waarop antwoord moet worden gegeven, moeten namelijk zien op inlichtingen en gegevens van feitelijke aard.
• Vragen die zien op opinies of kwalificaties van feiten kan de ondernemer onbeantwoord laten. Een vraag als ‘waarom heb je deze keuze gemaakt?’ hoeft dus niet te worden beantwoord.

Inlichtingenplicht: heb je ook een zwijgrecht?

Het zwijgrecht houdt verband met sancties die de overheid oplegt. Daarom kan het zwijgrecht alleen maar worden ingeroepen bij een vraag van een inspecteur die ziet op een boete. Bij een dergelijke vraag is het verstandig aan de inspecteur te vragen waar zijn vraag op ziet. Wordt de vraag gesteld in het kader van het opleggen van een boete of een aanslag?

Er zijn vragen die zien op zowel de belastingheffing als op een mogelijke boete. Je zou denken dat dan een beroep kan worden gedaan op het zwijgrecht. Helaas mag een vraag met zo’n dubbel karakter niet onbeantwoord blijven.

2. Administratie- en bewaarplicht

De inspecteur kan ook buiten de verstrekte inlichtingen om bepaalde stukken opvragen: de administratie van de ondernemer. Deze stukken moeten op verzoek van de inspecteur aan hem worden verstrekt. Een ondernemer moet zijn administratie minimaal 7 jaar bewaren. Het is daarom belangrijk dat je oude administratie op een deugdelijke manier opslaat.

Wat valt onder administratie?

Administratie is een ruim begrip. In principe moet alles wat is opgemaakt, worden verstrekt. Denk hierbij aan inkoop- en verkoopbonnen, bankafschriften, overeenkomsten, agenda-inhoud en urenregistraties. De exacte omvang van de administratie verschilt per bedrijf. Volgens de wet moeten ondernemingen een zodanige administratie voeren, dat daaruit altijd duidelijk hun rechten en verplichtingen ten aanzien van belastingen blijken.

Informatiebeschikking bij gebrekkige administratie

De inspecteur kan op grond van de administratieplicht bijvoorbeeld om een kasboek vragen. Wat gebeurd er als je deze niet hebt bijgehouden en dit boek dus niet bestaat? In dat geval kan de inspecteur een informatiebeschikking opleggen, omdat uit de gevoerde administratie niet de fiscale verplichtingen kunnen worden opgemaakt. Het gevolg daarvan is dat de bewijslast bij het aanvechten van de opgelegde en nog op te leggen aanslagen wordt omgekeerd verzwaard.

Waar moet de Belastingdienst zich aan houden tijdens een boekenonderzoek?

Uit het bovenstaande blijkt dat de belastingdienst veel macht heeft om informatie te verkrijgen. Toch heb je als belastingplichtige ook een aantal rechten. Deze rechten vloeien voort uit de zogeheten algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de rechtspraak. Een aantal belangrijke rechten behandel ik hieronder.

1. Vertrouwensbeginsel 

Het vertrouwensbeginsel houdt in dat je mag vertrouwen op de juistheid van informatie die de Belastingdienst geeft. Tijdens een boekenonderzoek wordt veel gecorrespondeerd tussen de belastingplichtige en de Belastingdienst. Daarbij neemt de inspecteur soms standpunten in waaruit blijkt dat de belastingdienst bepaalde zaken op fiscale merites heeft beoordeeld en daar geen gevolgen aan verbindt. Deze standpunten hoeven niet per se expliciet worden ingenomen. Ook impliciete standpunten kunnen soms leiden tot een geslaagd beroep op het vertrouwensbeginsel. De Belastingdienst is dan gebonden aan deze ingenomen standpunten.

2. Geen ‘fishing expedition’

Eerder heb ik uitgelegd dat de belastingdienst erg veel gegevens kan verlangen. Toch is er paal en perk gesteld aan deze bevoegdheid. Er bestaat namelijk een verbod op ‘fishing expeditions’. Bij een fishing expedition hengelt de inspecteur naar informatie, zonder een expliciet doel. Dat mag niet. Zo mag de inspecteur bijvoorbeeld niet eigenhandig een hele computer doorzoeken naar eventuele relevante fiscale informatie. Een archiefkast openen zonder daarvoor toestemming te hebben gekregen is eveneens uit den boze. Ook mag de inspecteur niet vragen naar bijvoorbeeld ‘alle administratie’. Het moet een specifiek verzoek zijn.

3. Fair play-beginsel

Het fair play-beginsel houdt in dat de inspecteur zonder vooringenomenheid moet handelen en open kaart moet spelen met de belastingplichtige. De inspecteur kan bijvoorbeeld door een derde of op initiatief van een curator een boekenonderzoek zijn gestart. Op dat moment handelt de inspecteur niet meer geheel onpartijdig, want hij zoekt naar iets specifieks. De inspecteur is dan gehouden te vertellen waar hij naar op zoek is.

Hulp nodig?

Het bovenstaande heeft in een notendop de belangrijkste rechten en plichten ten tijde van een boekenonderzoek behandeld. Natuurlijk zijn deze in werkelijkheid nog veel omvangrijker. Heb je vragen over dit onderwerp of hulp nodig bij een boekenonderzoek? Ik help je graag verder. Bel of mail mij dus gerust.