Stel, er wordt een boekenonderzoek uitgevoerd bij jouw bedrijf. Waar moet je dan op letten en wat is de gang van zaken? Als fiscalist begeleid ik regelmatig ondernemingen voorafgaande aan en tijdens boekenonderzoeken. In dit artikel leg ik uit hoe het onderzoek werkt en wat je mag verwachten. Daarnaast geef ik een aantal handige tips die ik heb opgedaan in de praktijk.
Wat is een boekenonderzoek?
De Belastingdienst voert regelmatig controles uit. Bij een boekenonderzoek ziet de controle op de ingediende belastingaangiften en administratie. Het doel van een boekenonderzoek is om te bekijken of de ingediende aangiften correct zijn en of er genoeg belasting is afgedragen.
Aankondiging boekenonderzoek
De belastingdienst kondigt controles aan via een brief. In deze brief staat:
- Wat de reikwijdte van het onderzoek is.
De inspecteur kan deze reikwijdte uitbreiden als hij van mening is dat de bevindingen tot dusver daar aanleiding voor geven; - Wat het belastingmiddel en de periode is waarvoor het onderzoek geldt.
- Verder wordt in de aankondigingsbrief aangegeven dat een datum en plek voor het onderzoek moet worden overeengekomen. Dit is vaak bij de onderneming of bij de accountant van de onderneming.
Voorafgaande aan het onderzoek, kun je een kennismakingsgesprek regelen. Daarin kan je nader afstemmen hoe en waar het onderzoek gaat plaatsvinden. Ook kan je achterhalen welke informatie relevant is voor de Belastingdienst.
Tips voor een goede voorbereiding
Tijdens een onderzoek, kan de inspecteur heel veel informatie opvragen en vragen stellen. Hier een aantal tips om daar mee om te gaan.
Tip 1: Achterhaal allereerst de reden van het onderzoek.
Er kunnen diverse redenen zijn. Zo kan er sprake zijn van een normaal boekenonderzoek, maar ook van een onderzoek in de branche, een onderzoek gebaseerd op big data, een onderzoek naar aanleiding van een klikbrief, een normaal bedrijfsbezoek of tot slot een derdenonderzoek.
Tip 2: Zorg dat je de relevante informatie beschikbaar hebt.
Tip 3: Zorg er daarnaast voor dat je andere, niet-relevante informatie hebt afgescheiden.
Tip 4: Controleer jezelf op risico’s.
Zijn de aangiften bijvoorbeeld correct ingediend? Klopt de administratie? Weet je of vermoed je dat er wellicht fouten zijn gemaakt? Bij deze ‘zelfcontrole’ is het erg verstandig om een fiscalist in te schakelen. Deze kan je helpen om de eventuele risico’s in te schatten.
Het boekenonderzoek: dit zijn de regels
Tijdens het onderzoek gelden een aantal belangrijke spelregels.
- Als belastingplichtige heb je een inlichtingenplicht en een administratie- en bezwaarplicht. Het niet voldoen aan deze verplichtingen, kan ernstige gevolgen hebben. Zo kan daardoor de bewijslast worden omgekeerd en verzwaard. Lees je dus goed in over de reikwijdte van deze plichten. Dat kan hier.
- De inspecteur is tijdens het onderzoek gebonden aan het fair play-beginsel en het vertrouwensbeginsel. Ook mag er geen sprake zijn van een fishing expedition. De belastingdienst mag dus niet zonder richting of doel ‘hengelen’ naar informatie, in de hoop dat zij ergens op stuit. Over deze onderwerpen lees je hier meer.
Tijdens het boekenonderzoek: hou je aan deze tips
Dan is het moment daar: het boekenonderzoek gaat van start. Op deze dag (of dagen) is het belangrijk je van je beste kant te laten zien, zonder dat je jezelf in de problemen brengt. Hou je daarom aan de volgende tips.
Tip 1:
Als eerste is het belangrijk dat de inspecteur zich op zijn gemak voelt. Open de onderzoeksdag met een inleidend gesprek en een kop koffie.
Tip 2:
Leidt de inspecteur vervolgens rond. Laat hem daarnaast weten aan welke medewerker hij zijn vragen kan stellen en waar hij deze medewerker kan vinden.
Tip 3:
Zorg dat de inspecteur in een opgeruimde en nette kamer wordt ontvangen, waar hij het verdere onderzoek kan uitvoeren.
Tip 4:
Geef correct, maar kort en bondig antwoord op de gestelde vragen. Ga geen uitgebreide verhalen ophangen tijdens het vragenvuur.
Tip 5:
Mocht je twijfelen over de toelaatbaarheid van de opgevraagde informatie of gestelde vragen, antwoord dan dat je dit niet zeker weet en dat je het gaat achterhalen.
Tip 6:
Vertel in ieder geval geen onwaarheden.
Tip 7:
Maak aan het einde van de dag duidelijke afspraken met de inspecteur. Bijvoorbeeld over wanneer je een concept-rapport kan verwachten of wanneer hij eventueel nogmaals langskomt.
Na het onderzoek krijg je het (concept) controlerapport: wees scherp!
De inspecteur legt de bevindingen van het onderzoek vast in een controlerapport. Het is gebruikelijk dat de inspecteur eerst een concept toezend. Ben je het niet eens met bevindingen van het conceptrapport? Dan is dit de kans om daarop te reageren!
In het conceptrapport staan de gevolgen van het onderzoek. Wanneer alles keurig op orde is, zijn er geen gevolgen. Mocht de inspecteur een aantal zaken hebben gevonden die volgens hem niet juist zijn, dan worden correcties, navorderings-/naheffingsaanslagen of zelfs boetes aangekondigd.
Ben je het niet eens met de uitkomst? Maak dan bezwaar.
Nadat het controlerapport een definitieve status heeft, worden de aankondigingen werkelijkheid. Ben je het niet eens met de correcties, aanslagen of boetes? Dan kan tegen deze beschikkingen in bezwaar worden gegaan. Alles wat je daarover moet weten, lees je hier.
Hulp nodig?
Zoals je kunnen lezen, komt er best wat kijken bij een boekenonderzoek. Heb je een vraag over het boekenonderzoek of heb je een adviseur nodig omdat je een boekenonderzoek verwacht? Bel of mail mij dan gerust. Ik help je graag verder.
Rob Beukema
Fiscalist en financieel adviseur